Proč Vaše e-maily padají do spamu

Zákazník tvrdí, že Vaši nabídku nedostal, faktury končí ve spamu, odpovědi nepřicházejí. Příčin bývá víc a obvykle se dají najít a opravit. Tady jsou ty nejčastější – seřazené od těch, které stojí za kontrolu jako první.

1. Chybí ověření domény (SPF, DKIM, DMARC)

Velcí poskytovatelé pošty dnes ověření vyžadují. Gmail a Yahoo od roku 2024 chtějí po všech odesílatelích aspoň SPF nebo DKIM a po hromadných odesílatelích všechny tři mechanismy; Microsoft zavedl podobná pravidla v roce 2025. Zprávy bez ověření mají mnohem větší šanci skončit ve spamu nebo být odmítnuty.

• Zkontrolujte doménu v našem testu domény.
• Nastavte SPF se všemi odesílateli, zapněte DKIM a přidejte DMARC.
• Častý případ: pošta z poštovního serveru je v pořádku, ale faktury z účetního systému nebo zprávy z webového formuláře odchází z jiného serveru, který v SPF chybí.

2. Server je na černé listině

Pokud z Vaší IP adresy v minulosti odcházel spam (třeba z napadeného účtu nebo počítače), může být na některém z veřejných seznamů (RBL), které poštovní servery používají. Adresu odchozího serveru zkontrolujte v některé z online služeb pro kontrolu černých listin. Při nálezu nejdřív odstraňte příčinu a pak požádejte o vyřazení – většina seznamů má postup na svém webu.

3. Chybí reverzní záznam nebo nesedí jméno serveru

• IP adresa odesílajícího serveru má mít reverzní záznam (PTR) se jménem serveru, např. mail.firma.cz, a to jméno má zpětně ukazovat na stejnou IP.
• Server se má v komunikaci představovat (HELO/EHLO) stejným jménem.
• PTR nastavuje poskytovatel připojení nebo serveru, ne Váš správce DNS.

4. Napadený účet

Když útočník získá heslo k jedné schránce a rozešle z ní tisíce zpráv, utrpí reputace celé domény a serveru. Varovné znaky: stížnosti na zprávy, které jste neposlali, nedoručenky na neznámé adresy, nečekaně plná fronta na serveru. Řešení: změna hesla, vícefaktorové přihlášení, kontrola pravidel pro přeposílání ve schránce.

5. Hromadné rozesílky

• Newslettery posílejte přes službu k tomu určenou, ne z běžné schránky – oddělíte tak reputaci obchodní pošty od marketingu.
• Každá hromadná zpráva musí mít jednoduché odhlášení; velcí poskytovatelé u hromadných odesílatelů vyžadují odhlášení jedním kliknutím.
• Posílejte jen lidem, kteří o zprávy stáli. Stížnosti „toto je spam“ jsou pro reputaci nejhorší.
• Pravidelně čistěte seznam od neexistujících adres.

6. Obsah zprávy

Obsah dnes rozhoduje méně než ověření a reputace, ale pořád se počítá:

• zkracovače odkazů a odkazy, jejichž text neodpovídá skutečné adrese,
• zpráva tvořená jen obrázkem bez textu,
• rizikové přílohy (archivy s heslem, spustitelné soubory),
• předmět celý velkými písmeny a s vykřičníky.

Jak zjistit, proč zpráva skončila ve spamu

1. Pošlete si zprávu na adresu v Gmailu nebo Outlook.com.
2. Otevřete ji a zobrazte původní zprávu / zdroj (Gmail: „Zobrazit originál“).
3. Najděte hlavičku Authentication-Results. U spf, dkim i dmarc by mělo být pass. Cokoli jiného ukazuje, kde je problém.

Pokud si nevíte rady, napište nám – zákazníkům Čistého mailu s nastavením domény pomůžeme.